Το Υπουργείο ψηφιακής διακυβέρνησης έχει θέσει σε λειτουργία τη διάθεση εγκεκριμένων πιστοποιητικών απομακρυσμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, σε δημοσίους υπαλλήλους.
Με τη διάθεση των εγκεκριμένων πιστοποιητικών απομακρυσμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, προάγεται η ηλεκτρονική επικοινωνία με το Δημόσιο και μειώνονται οι απαιτήσεις αυτοπρόσωπης παρουσίας για τη διεκπεραίωση μιας υπόθεσης. Με τον τρόπο αυτό, ελαχιστοποιείται ο απαιτούμενος χρόνος για την ολοκλήρωση των διοικητικών διαδικασιών, γεγονός που συμβάλλει και στη μείωση του λειτουργικού κόστους του Δημοσίου.
Τις υπογραφές αυτές μπορούν να τις αποκτήσουν όλοι, ανεξάρτητα αν ήδη έχουν ψηφιακή υπογραφή σε USB Token, καθώς στην πλειονότητα των περιπτώσεων τα υφιστάμενα USB Tokens είναι πλέον τεχνικά ξεπερασμένα και ανασφαλή και σταδιακά θα σταματήσει η χρήση τους. Οι εν λόγω ψηφιακές υπογραφές θα έχουν ισχύ μέχρι 31/12/2023 (ανανέωση μέχρι 31/12/2026)
Υπογραμμίζεται ότι οι ηλεκτρονικές υπογραφές που διατίθενται είναι νομικά ισοδύναμες με την ιδιόχειρη υπογραφή και ο υπάλληλος μπορεί να υπογράφει με τη χρήση web εφαρμογής, από οποιοδήποτε υπολογιστή ή smartphone.
ΟΔΗΓΙΕΣ
Τις οδηγίες μπορείτε να τις δείτε είτε σε μορφή εγγράφου, είτε σε μορφή video. Προτείνουμε την χρήση των Video.
ΕΚΔΟΣΗ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΥΠΟΓΡΑΦΗΣ
Η Διεύθυνση στην οποία υπάγεται ο δικαιούχος υπάλληλος, στέλνει ένα email στη διεύθυνση
«Παρακαλώ όπως εκκινήσετε τη διαδικασία έκδοσης απομακρυσμένης ηλεκτρονικής υπογραφής που διατίθεται από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης για τον/την υπάλληλο της Διεύθυνσής μας. Σας επισυνάπτουμε τα στοιχεία που απαιτούνται για την έναρξη της διαδικασίας:
• Ονοματεπώνυμο υπαλλήλου:
• ΑΔΤ υπαλλήλου:
• ΑΦΜ υπαλλήλου:
• Email υπαλλήλου στον φορέα: …………
Μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα, θα ξεκινήσει μια αυτοματοποιημένη διαδικασία ανταλλαγής ηλεκτρονικών μηνυμάτων με το αρμόδιο Υπουργείο, που περιγράφεται στις παρακάτω οδηγίες:
- Οδηγίες για την έκδοση Ψηφιακού Πιστοποιητικού από τον δικαιούχο υπάλληλο (ΕΓΓΡΑΦΟ)
- Οδηγίες για την έκδοση Ψηφιακού Πιστοποιητικού από τον δικαιούχο υπάλληλο (VIDEO)
Υπογραμμίζεται ότι την ευθύνη για την έκδοση και ανάκληση ψηφιακών υπογραφών των υπαλλήλων (π.χ. σε περίπτωση μετάταξης ή συνταξιοδότησης) την έχει η Διεύθυνση στην οποία ανήκει ο υπάλληλος.
Επιπλέον ο δικαιούχος πρέπει να διατηρήσει σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή το ηλεκτρονικό μήνυμα που περιλαμβάνει τα QR Codes διότι η πληροφορία αυτή δεν είναι ανακτήσιμη. Τα εν λόγω QR Codes θα χρησιμοποιηθούν σε περίπτωση αντικατάστασης κινητής συσκευής λόγω βλάβης ή απώλειας.
ΑΝΑΝΕΩΣΗ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΥΠΟΓΡΑΦΗΣ
Με την εκκίνηση της διαδικασίας από τον Διαχειριστή Ψηφιακών Πιστοποιητικών του Δήμου, λαμβάνετε ενημερωτικό email μέσα από το οποίο καλείστε να ακολουθήσετε τη διαδικασία ανανέωσης:
ΒΗΜΑ1: Πατάμε «Ανανέωση Πιστοποιητικού», που μας ανακατευθύνει στην παρακάτω οθόνη, στην οποία καλούμαστε να υπογράψουμε ψηφιακά την αίτηση:
Το παρακάτω μήνυμα εμφανίζεται όταν υπογραφεί επιτυχώς η αίτηση.
ΒΗΜΑ 2: Στη συνέχεια, επιλέγουμε την 2η «καρτέλα» «Ανανέωση (ή επανέκδοση) Ψηφιακού Πιστοποιητικού», στην οποία συμπληρώνουμε τον υφιστάμενο κωδικό της ψηφιακής υπογραφής μας και το OTP.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Ενδέχεται σε αυτό το στάδιο να βγάλει κάποιο σφάλμα και να σας ζητήσει να κλείσετε το παράθυρο και να πατήσετε πάλι το κουμπί του 1ου βήματος!
ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΑΝΑΝΕΩΣΗΣ: Με την ολοκλήρωση των παραπάνω διαδικασιών, η ανανέωση του ΨΠ έχει πραγματοποιηθεί επιτυχώς και αποστέλλεται ένα email με την διαδικασία ανανέωσης του OTP εφόσον χρησιμοποιείτε εφαρμογή κινητού:
ΨΗΦΙΑΚΗ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ (με την εφαρμογή WebSign*)
- Οδηγίες για την διαδικασία υπογραφής εγγράφων WebSign (ΕΓΓΡΑΦΟ)
- Οδηγίες για την διαδικασία υπογραφής εγγράφων WebSign (VIDEO)
Επίσης:
- Έγγραφο με την διαδικασία υπογραφής αρχείων .xlsx,.docx
- Video με την διαδικασία υπογραφής αρχείων .xlsx, .docx
* ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σε περίπτωση που δεν λειτουργεί η εφαρμογή WebSign (κλικ) υπάρχει και η εναλλακτική Docusign (κλικ).
ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΚΥΡΟΤΗΤΑΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΥΠΟΓΡΑΦΗΣ
Για να δείτε αν το αρχείο έχει υπογραφή από Εγκεκριμένη Αρχή Πιστοποίησης (π.χ. Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης), μπορείτε να το ανεβάσετε στο σύνδεσμο https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/search/file/1 (ΠΡΟΣΟΧΗ: Το όνομα του αρχείου πρέπει να είναι με λατινικά γράμματα, πχ. onoma.pdf)
Για να ελέγξετε την εγκυρότητα μιας υπογραφής:
A) Ο μόνος τρόπος για να είμαστε απολύτως σίγουροι για την εγκυρότητας μιας ψηφ. υπογραφής είναι ο απευθείας προσωπικός έλεγχός της, από τον Adobe Reader, πρόσφατης έκδοσης (XI ή DC). Στο λογισμικό θα πρέπει πρώτα να γίνουν κάποιες ρυθμίσεις. Στο εγχειρίδιο: "Χρήση λογισμικού Adobe Acrobat Reader (XI & DC) για την προσθήκη Ψηφιακής Υπογραφής σε Αρχεία PDF" μπορείτε να βρείτε αναλυτικές οδηγίες για την παραμετροποίηση του λογισμικού τόσο για την επαλήθευση ψηφιακών υπογραφών όσο και το πως υπογράφετε ένα έγγραφο (προσθέτοντας και χρονοσήμανση από την ΑΠΕΔ).
Όταν ανοίγουμε ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο, με πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί από Εγκεκριμένη Αρχή Πιστοποίησης, θα πρέπει να βλέπουμε τη σήμανση "Signed and all signatures are valid". Με τον τρόπο αυτό μπορούμε να βεβαιωθούμε ότι η υπογραφή είναι έγκυρη και δεν έχει γίνει επεξεργασία του εγγράφου μετά την υπογραφή. Έπειτα, για να δούμε περισσότερες πληροφορίες κάνουμε κλικ πάνω στην υπογραφή.
Επιλέγουμε "Signature properties"
Ελέγχουμε όλες τις πληροφορίες που εμφανίζονται ώστε να είναι έγκυρες και να έχει γίνει η επικύρωσή τους από το λογισμικό Adobe Reader.
Ελέγχουμε τις πληροφορίες ψηφιακού πιστοποιητικού (Εμφανίζεται επιλέγοντας "Show Signer's Certificate").
Β) Υπάρχει και δεύτερος τρόπος, όμως βρίσκεται σε πειραματικό στάδιο. Επισκεφτείτε την web εφαρμογή: https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation η οποία όμως δεν εγγυάται την σωστή λειτουργία της.
Στη σελίδα Υποστήριξης ΚΣΗΔΕ (https://support.mindigital-shde.gr/ ), υπάρχουν αναρτημένα τα εγχειρίδια (manuals) για όλες τις πλατφόρμες του περιβάλλοντος (σε μορφή .pdf), μια σειρά από βοηθητικά videos για διευκόλυνση των χρηστών, αλλά και Συχνές Ερωτήσεις (FAQs), κατηγοριοποιημένες ανά πλατφόρμα για την ευκολότερη ανεύρεσή τους.