Η Γενική Γραμματεία Ανθρώπινου Δυναμικού Δημοσίου Τομέα, με γνώμονα το συμφέρον του πολίτη, τη συνέχεια της δημόσιας διοίκησης και την ενδυνάμωση των δημοσίων λειτουργών, δημιούργησε και εισάγει για πρώτη φορά στην ελληνική δημόσια διοίκηση, μία δομημένη διαδικασία μεταφοράς γνώσεων, για τις περιπτώσεις αποχώρησης ή μακροχρόνιας απουσίας δημοσίων υπαλλήλων από τη θέση εργασίας τους.
Ο νέος «Οδηγός δομημένης μεταφοράς γνώσεων στον δημόσιο τομέα για υπαλλήλους που αποχωρούν» (εφεξής καλούμενος «Οδηγός»), ο οποίος συμβάλλει στην ομαλή και αποτελεσματική εκτέλεση των εργασιών, αφορά στη δημιουργία ενός δομημένου συστήματος, το οποίο διασφαλίζει τη μεταφορά της γνώσης από τους υπαλλήλους που αποχωρούν από τη θέση εργασίας τους, στην υπηρεσία τους και στους νέους υπαλλήλους.
Σκοπός του Οδηγού, είναι:
α— Η δομημένη καταγραφή των καθηκόντων, των εργασιών, των έργων, των δράσεων και της δικτύωσης των δημοσίων υπαλλήλων που αποχωρούν από τη θέση εργασίας τους, προκειμένου η οργανική μονάδα στην οποία ανήκει ο υπάλληλος να μπορεί να συνεχίσει απρόσκοπτα τη λειτουργία της.
β— Η αποσαφήνιση στοιχείων και πληροφοριών που αφορούν τα καθήκοντα και τις τρέχουσες εργασίες του υπαλλήλου που αποχωρεί, μέσα από τη συνάντηση αποχώρησης που διενεργείται μεταξύ του υπαλλήλου και του προϊσταμένου του.
γ— Η εξασφάλιση διατήρησης στην υπηρεσία της απαραίτητης γνώσης και πληροφοριών για την εκτέλεση των εργασιών της θέσης εργασίας που μένει κενή.
δ— Η παροχή υποστήριξης, γνώσεων, πληροφοριών και πρακτικών οδηγιών στους διαδόχους των υπαλλήλων που αποχωρούν, ώστε να μπορούν να εκτελέσουν τα καθήκοντα της νέας τους εργασίας άμεσα και αποτελεσματικά.
ε— Η ομαλή προσαρμογή των υπαλλήλων στη νέα θέση εργασίας τους.
στ— Η αναβάθμιση και διασφάλιση ποιότητας της λειτουργίας των υπηρεσιών του δημοσίου.
ζ— Η δημιουργία κουλτούρας συνεργασίας, διαμοίρασης και διαχείρισης γνώσης στον δημόσιο τομέα.